Beitragsbild 10 Bausteine für erfolgreiches Prozessmanagement

10 Bausteine für erfolgreiches Prozessmanagement

Praxiserprobt, gezielt und nachhaltig

Das 10-Bausteine Konzept ist unsere bewährte Methode zur Erlangung von Process Excellence beim Prozessmanagement. Dafür umfasst es zehn grundlegende Maßnahmen von der IST-Analyse, der gezielten Weiterentwicklung bis hin zur Erfolgsmessung.

Baustein 1 – Philosophie und Rahmenbedingungen

  • Sensibilisierung der obersten Leitung
  • Zielableitung und Entwicklung der Kennzahlen
  • Aufgabenverteilung und Gründung eines Projektteams

Zum Anfang eines Projektes müssen grundsätzliche Fragen mit der Unternehmensführung geklärt werden: Was soll mit dem Prozessmanagement erreicht werden? Daraus lassen sich dann die strategischen Vorgaben für die Prozesse ableiten und ein Leitbild, bzw. eine Strategie festlegen.

Zusammen mit dem Management werden dann klare Ziele und Kennzahlen definiert und die Leitung sensibilisiert. Denn es muss die nötigen Ressourcen für das Projekt zur Verfügung stellen. Das Management muss als Hauptsponsor agieren und sämtliche Handlungskompetenz gewähren.

Als nächstes werden dann die Rollen festgelegt und die Prozessverantwortlichen identifiziert sowie deren Verantwortlichkeiten definiert.

Wichtig ist, dass die Kompetenzen für das Prozessmanagement intern sichergestellt sind. Die Grundlagen für das weiterführende Verbessern der Prozesse (KVP) werden durch Implementierung eines Jahres-Workshops gelegt.

Baustein 2 – Definition und Gestaltung

  • Standardisierung des Prozessmodells (Normierung)
  • Harmonisierung der Prozesse für unterschiedliche Standorte
  • Festlegung der Modellierungskonventionen / Entwicklung eines Leitfadens
  • Darstellung der Prozesse (einfach und übersichtlich)
  • Abgrenzung der Prozesse, Beschreibung der Wechselbeziehungen bei Prozessschnittstellen
  • Zuordung der Prozessverantwortlichen
  • Festlegung der Detaillierungstiefe bei der Harmonisierung der Prozessebenen

Dieser Baustein beinhaltet die gesamte Aufnahme der Geschäftsprozesse. Am Anfang werden der Leitfaden zur Prozessaufnahme sowie die Modellierungskonventionen festgelegt und abgestimmt.

Es erfolgt die Bildung der Prozesslandkarte, in der das Prozessmodell, die (noch groben) Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse sowie Anfang, Ende, Zielsetzung und Umfang der Prozesse definiert sind.

Alle Prozessverantwortlichen stehen jetzt fest. Mit ihnen zusammen werden jetzt sämtliche Geschäftsprozesse aufgenommen, modelliert und dokumentiert. Dabei werden sämtliche Informationen, wie Dokumente, Arbeits- und Verfahrensanweisungen und IT-Systeme an den entsprechenden Stellen im Prozess hinterlegt. Somit sind alle gültigen gesetzlichen und normativen Auflagen in die modellierten Prozessen integriert.

Außerdem werden noch die Maßnahmen für die Prozessoptimierung vereinbart.

Baustein 3 – Rollenkonzept und Funktionen

  • Ausbildung der Prozessmoderatoren
  • Planung und Durchführung von Prozessworkshops
  • KVP, Analyse und Optimierung
  • Abgrenzung der verschiedenen Beteiligten
    • Prozessverantwortliche
    • Prozess-Champions
    • Prozess Team und beteiligte Spezialisten

Die Ausbildung der Prozessmoderatoren, die Etablierung des Rollenkonzepts sowie die moderierte Durchführung von Prozessworkshops dienen vorrangig einem Ziel: Alle Beteiligten sollen vom Mehrwert eines optimierten und ständig verbesserten Prozessmanagement überzeugt werden. Es muss als Instrument zur Steigerung der Performance des Unternehmens begriffen und gelebt werden.

Baustein 4 – Publikation und Management

  • Harmonisierung der Prozesse (orientiert an Baustein 1 und 2)
  • Festlegung der standortübergreifenden Dokumentenstruktur
  • Implementierung einer systemseitigen Unterstützung
    • zur zentralen Lenkung, Verwaltung und Veröffentlichung
    • zur dezentralen Erstellung, Pflege und Änderung von Prozessen und Dokumenten

Die Aufnahme und Modellierung der Prozesse ist kein Selbstzweck. Alle
aktuellen Dokumente und Prozesse müssen unternehmensweit und standortübergreifend verfügbar sein. Erst dadurch können sie erfolgreich gemanagt und optimiert werden. Dazu bedarf es der Implementierung eines geeigneten prozessorientierten Dokumentenmanagementsystems.

In diesem werden einheitliche Vorlagen für sämtliche Dokumentenarten sowie der Freigabe- und Lenkungsprozess definiert und angelegt. Außerdem werden Regeln zur Archivierung und Aufzeichnung definiert.

Dies ist ein Beispiel für ein prozessorientiertes integriertes Managementsystem, das sycat IMS Portal. Den modellierten Prozessen sind sämtliche Informationen, wie mitgeltende Dokumente, Arbeits- und Verfahrensanweisungen, IT-Systeme und Normmodule zugeordnet. Diese Dokumente oder Informationen können entweder direkt aus den Prozessen heraus geöffnet werden oder über verschiedene andere Ansichten, wie etwa Dokumentenarten und -struktur, oder eine Volltextsuche. Über ein flexibles Rollenkonzept kann jeder zugangsberechtigte Mitarbeiter im Intranet schnell an die für ihn wichtigen (und freigegebenen) Informationen gelangen. Ein eingebauter und anpassbarer Freigabe- und Lenkungsprozess sorgt für Aktualität und Revisionssicherheit.

Baustein 5 – Normative Anforderungen

  • Begleitung und Unterstützung bei der Integration von Normanforderungen in die Prozesslandschaft
  • Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und normativer Vorgaben
  • Definition und Freigabe von Integrationsanforderungen
  • Realisierung und Anpassung der Anforderungen

Nachdem der Umfang der gesetzlichen und normativen Anforderungen erfasst wurde, werden die Beauftragten für die einzelnen Anforderungsbereiche festgelegt.

Danach wird die Integration der Regelungen in die Prozesse vorgenommen und vollständig in der Praxis umgesetzt. Dabei ist wichtig, das Bewusstsein für die kontinuierliche Aktualisierung der gesetzlichen und normativen Anforderungen bei den Beauftragten zu schaffen.

Baustein 6 – Management Handbuch

  • Begleitung und Unterstützung bei der Erstellung und Zusammenführung der normativen Anforderungen in das Management Handbuch
  • Anpassung und Integration der Leitfäden in das Handbuch
  • Strukturplan des Inhaltsverzeichnisses
  • Steigerung des Bekanntheitsgrades

Das Management Handbuch bündelt die allgemeinen Grundsätze des Managementsystems und ist der zentrale Teil der Dokumentation.

Das Handbuch ist stets aktuell und allen Mitarbeitern verfügbar und transportiert in seiner Gestaltung die Außendarstellung (Corporate Identity) des Unternehmens. Somit ist es für die Präsentation und das Selbstverständnis des Unternehmens wichtig und prägend.

Deswegen werden Autoren und Verantwortliche für die einzelnen Kapitel benannt und das Management Handbuch wird von der Unternehmensführung freigegeben.

Baustein 7 – Institutionalisierung der KVP-Mentalität

  • Einrichten eines Standardverfahrens zur nachhaltigen Anwendung eines Changemanagementprozesses
  • Implementierung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und des Ideenmanagements
  • Bewertungsmodell zur Prüfung und Messung der Änderungsergebnisse
  • Entwicklung der Zielvereinbarung und des Prämiensystems bei erfolgreicher Anwendung der KVP-Mentalität

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess darf nicht nur eine leere Floskel bleiben. Damit nachhaltig die Prozesse des Unternehmens positiv verändert werden, muss der KVP nicht nur akzeptiert, sondern auch institutionalisiert werden. Dafür entwickeln wir das gesamte Procedere bei der Abwicklung von Verbesserungsprojekten. Wir dokumentieren es und benennen die Verantwortlichen. Zudem legen wir den Regelablauf zur Freigabe und die Umsetzungsstrategie von ablauf- und aufbauorientierten Änderungen fest.

Die Prozessverantwortlichen optimieren danach selbstständig die Prozesse weiter.

Baustein 8 – Kennzahlen und Controlling

  • Prozesskennzahlen enwickeln und zuordnen
  • Verantwortliche für die Kennzahlen bestimmen
  • Messverfahren und Bewertungsschemas entwickeln
  • Definition von Zielwerten und Toleranzbereichen
  • Auswertung erhobener Ergebnisse
  • Entwicklung und Etablierung von Reports

Ohne Kennzahlen kein Controlling und damit auch keine messbare Steigerung der Performance. Um aber aussagefähige und vergleichbare Zahlen zu erheben, müssen diese Kennzahlen einen absoluten und regulären Praxisbezug haben.

Die ständige erhobenen Kennzahlen werden permanent mit den Zielwerten und Toleranzen verglichen. So können dann sofort im vorab definierte Maßnahmen erhoben werden.

Die Dokumentation erfolgt dann mittels maßgeschneiderter und automatisch erstellter Reports.

Baustein 9 – Überprüfung und Aktualisierung

  • Überprüfung und Kontrolle der Anforderungen mit der Praxis (Soll-Ist)
  • Abweichungen sind Verbesserungsmaßnahmen
  • Planmäßiger Ablauf = erfolgreiche Etablierung
  • Erstellung eines Jahresplan mit allen Audits in sämtlichen Bereichen des Unternehmens
  • Festlegung von Auditkriterien

Für ein erfolgreiches Prozessmanagement müssen die internen Audits nicht nur im vorab geplant und auch ernsthaft durchgeführt werden. Die Kriterien, der Umfang und die Tiefe der Audits müssen festgelegt sein. Somit kann ein Optimum an verwertbaren Ergebnissen in einer vertretbaren Zeit erfasst werden.

Baustein 10 – Reifegradbewertung

  • Entwicklung eines Reifegradmodells für die Bewertung des Gesamtprojekts
  • Zeitnahe Bewertung und Festlegung eines Handlungsrahmens bei Nichterfüllung von Projektzielen
  • Definition von Meilensteinen über die Gesamtlaufzeit
  • Entwicklung eines Reifegradkatalogs
  • Schulung und Initiierung eines RoB für jeden Prozessverantwortlichen

Wir entwickeln für jedes Projekt eine individuelle Skala zur Reifegradermittlung. Dabei werden auch die zu treffenden Maßnahmen zur Steigerung des Prozessreifegrades festgelegt.

Reifegradbewertung im IST/SOLL-Vergleich mit dem 10-Bausteine-Konzept für Prozessmanagement
Reifegradbewertung im IST/SOLL-Vergleich mit dem 10-Bausteine-Konzept für Prozessmanagement

Zeitliche Realisierungsphasen

Die einzelnen Abschnitte des 10-Bausteine Konzepts für erfolgreiches Prozessmanagement erfolgen nicht hintereinander wie aufeinander aufbauende Stufen. Vielmehr handelt es sich um Projektphasen, die zeitlich und inhaltlich aufeinander abgestimmt sind. Die folgende Grafik verdeutlicht den zeitlichen Zusammenhang des 10-Bausteine Konzepts.

Die einzelnen Realisierungsphasen des 10-Bausteine-Konzepts für Prozessmanagement im zeitlichen Zusammenhang
Die einzelnen Realisierungsphasen des 10-Bausteine-Konzepts für Prozessmanagement im zeitlichen Zusammenhang

Downloads

Hier können Sie eine kleine Präsentation über unser bewährtes 10-Punkte Konzept für erfolgreiches Prozessmanagement als PDF herunterladen.

,

Related Posts

Es wurden keine Ergebnisse gefunden, die deinen Suchkriterien entsprechen.

Menü